-
Er zijn online diensten die notificaties sturen. Die zijn niet bedoeld om op te reageren, het zijn berichten ter kennisgeving. Denk aan bijvoorbeeld zogenaamde ping meldingen van een weblog of meldingen van een discussie op een Linkedin groep. Gebruik filters die ervoor zorgen dat het bericht wordt gemarkeerd als ‘gelezen’ en het meteen in een aparte map wordt geplaatst! Denk bijvoorbeeld aan een map met de naam Twitter, Linkedin, Managers Online of welke naam dan ook voor jou handig en van toepassing is.
-
Mensen versturen vaak cc’s zonder te beseffen dat een ontvanger deze niet hoeft te lezen. Je leest het goed: een cc hoef je – strikt genomen – niet te lezen. Omdat de meeste mensen dit niet weten lezen we ze vaak wél! Waarom sturen mensen cc’s? De twee meest voorkomende redenen zijn: 1. Indekken (een leidinggevende is wel eens als cc ontvanger opgenomen), 2. Men is te laks om na te denken voor wie de betreffende mail echt belangrijk zou kunnen zijn dus worden onnodig veel mensen lastig gevallen met een cc.
Wat te doen? Maak een filter waarin je duidelijk aangeeft dat je cc’s niet leest. Dat bespaart tijd! Wanneer het echt belangrijk is mailen afzenders je direct of bellen ze je wel.
-
Familie, vrienden, collega’s en zakenrelaties die jou grappige mailtjes sturen kun je een e-mail sturen waarin je hen verzoekt om dit in het vervolg niet meer te doen. Geef op een vriendelijke maar ook duidelijke manier aan dat je het op prijs stelt dat ze aan je denken maar ook dat je dagelijks veel e-mail te verwerken hebt en je dergelijke e-mails om die reden liever niet ontvangt. Als men hieraan geen gehoor geeft kun je gerust een filter maken waarmee hun e-mails in het vervolg meteen worden weggegooid. Mocht het sporadisch een belangrijke e-mail betreffen dan zal die afzender contact met je opnemen als jouw reactie uitblijft.
-
Een belangrijke oorzaak van een vollopende inbox zijn e-mails die om jouw actie vragen. Wat doe je vervolgens met e-mail? In ieder geval gebruik je de inbox of je e-mailprogramma niet als takenlijst! Door een aparte takenlijst of to do applicatie te gebruiken hoef je niet bang te zijn dat je wat gaat missen als je jouw inbox leegt. Bovendien kun je ook andere acties erin vastleggen. Voortaan kun je jouw aandacht focussen en hoef je minder ballen in de lucht te houden
-
handel e-mail op gepaste wijze af en doe uitsluitend dat wat strikt noodzakelijk is: open de mail en voer uitsluitend één van de volgende acties uit:
-
archiveer het nadat je taken en acties hebt ingepland (zie punt 4);
-
antwoord onmiddellijk wanneer het afwikkelen van de e-mail met inbegrip van het uitvoeren van een eventuele taak niet meer dan 2 minuten vraagt en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
-
forward de mail als het niet voor jou is bestemd en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
-
Verwijder de e-mail.
Andere smaken zijn er niet en let op: aan het eind van de rit is er dus sprake van dat de e-mail is gearchiveerd of verwijderd. In geen geval blijft een e-mail achter in de inbox!
-
‘Wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer ik deze e-mail weggooi!?’ Die vraag moet je jezelf vaker stellen. Neem gerust aan: de wereld zal hierdoor niet vergaan en pakweg 80% van je e-mails zijn niet belangrijk genoeg.
